In/uitschrijfbeleid activiteiten en producten

[English below]

Als een activiteit op de website staat, zullen daar in ieder geval de (verwachte) kosten en een uiterste uitschrijfdeadline bij staan. Een activiteit kan in dit geval een evenement of een product zijn. Als de kosten of de deadline(s) significant wijzigen, zal het bestuur alle deelnemers daarvan op de hoogte te stellen.

Het bestuur zal altijd proberen naar redelijkheid te handelen, maar bij twijfel heeft het bestuur het beslisrecht.


Situatie 1: In en uitschrijven kan nog

Inschrijven

Als je je inschrijft koop je een ‘ticket’, jouw deelname aan het evenement is van jou. Een ticket wordt niet fysiek of digitaal uitgegeven en bevestigingsmails voor evenementen worden niet gezien als tickets.

Tot de uitschrijfdeadline is verlopen is het mogelijk om je uit te schrijven zonder gevolgen.


Wachtlijst

Sommige activiteiten hebben een wachtlijst. Als de inschrijving voor een evenement vol is wordt je automatisch op de wachtlijst gezet. Wanneer er een plekje vrijkomt doordat iemand zich uitschrijft wordt de eerste op de wachtlijst automatisch op aanwezig gezet. Dit gebeurt alleen automatisch als de inschrijfdeadline (niet de uitschrijfdeadline) nog niet verstreken is.

Als je op de wachtlijst blijft staan hoef je niet te komen naar een activiteit en ook niet te betalen. Je kan je naam nog van de wachtlijst halen door je uit te schrijven voor het evenement (zolang de uitschrijfdeadline nog niet verstreken is), zo voorkom je dat je automatisch wordt ingeschreven.


Situatie 2: Alleen inschrijven kan nog, uitschrijven is niet mogelijk

Inschrijven

Als je je inschrijft voor een activiteit waar je je niet meer voor kan uitschrijven, ben je meteen verplicht op te draaien voor eventuele kosten. We gaan er dus meteen van uit dat je komt. Het zal altijd aan jou duidelijk gemaakt worden dat je je niet meer uit kan schrijven voordat je jezelf inschrijft.


Wachtlijst

Als de inschrijvingen vol zijn en er is een wachtlijst, kom je automatisch op de wachtlijst. Je bent nog niet verplicht om te betalen zolang je op de wachtlijst staat.


Let op: Zodra iemand zich via het bestuur afmeldt, kan jij toch nog automatisch op aanwezig worden gezet. Vanaf dat moment ben je wel verplicht te betalen. Schrijf je dus alleen in als je zeker weet dat je kan, zelfs als je op de wachtlijst komt!


Situatie 3: De uitschrijfdeadline is verlopen

Kan ik me nog uitschrijven?

Zodra de uitschrijfdeadline is verstreken gaan we ervan uit dat je komt en ben je verplicht om eventuele kosten te betalen.

Je kan proberen jouw ticket door te spelen naar iemand anders. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een vriend(in) benaderen, of iemand van de wachtlijst. Als je iemand hebt gevonden moet je het bestuur een berichtje sturen (bestuur@paradoks.utwente.nl). Zij kunnen dan jouw inschrijving aanpassen.


Let op: Niemand is verplicht jouw kaartje over te nemen, en het bestuur kan jouw verzoek om je kaartje over te laten nemen altijd weigeren (bijvoorbeeld omdat het erg kortdag is, of omdat er inschrijflijsten aan externe partijen zijn doorgegeven).


Wachtlijst

Als je nog op de wachtlijst staat wanneer de uitschrijfdeadline is verlopen heb je helaas geen plekje voor de activiteit. Er wordt dus ook nog niet van jou verwacht dat je komt of betaalt.

Het kan zijn dat iemand die staat ingeschreven of een bestuurslid jouw benadert om zijn of haar ticket over te nemen. Je hebt altijd het recht om dit te weigeren. Mocht je toch de ticket overnemen, zal het bestuur dit voor jullie regelen. Het bestuur mag ook altijd kiezen om dit verzoek te weigeren.


[English]

If there is an event on the website, it will always mention the (expected) costs and a deregistration deadline. An event can mean an activity or a product. If the costs or deadline are altered significantly, the board will notify all participants.


The board will always try to act reasonably, but in case of doubt the board will have the final decision.


Situation 1: registration and deregristration is still possible

Registration

If you sign up for an event, you will buy a ‘ticket’, which means that your participation for the event is your property. A ticket is not distributed physically or digitally, and a confirmation email for an activity is not recognised as a ticket.


Until the deregistration deadline expires, you can deregister without (financial) consequences.


Waiting list

Activities may have a waiting list. If the tickets for an event are sold out, you will be put on the waiting list automatically. When another member deregisters for the event, the first member in the waiting list will automatically receive the ticket. This will only happen automatically if the registration deadline (not the deregistration deadline) has not yet expired.

If you stay on the waiting list, you cannot come to the activity and you are not required to pay for any costs. You can get your name off the waiting list by deregistering for the event (if the deregistration deadline has not expired). This way you will prevent being registered automatically.


Situation 2: Only registration is possible, deregistration is not possible

Registration

If you sign up for an activity for which you cannot deregister anymore, you are required to pay any costs for the activity. We assume right away that you are present at the activity. It will always be clear you cannot deregister for an activity anymore before you sign up.


Waiting list

If the tickets are sold out and there is a waiting list, you will be put on this waiting list automatically. You are not required to pay as long as you are on the waiting list.

Note: If another member deregisters for an event via the board, you can still be given the ticket automatically if you are the first person on the waiting list. At that moment you are required to pay. Only register for an event when you are sure you can come, even if you will be put on the waiting list!


Situation 3: The deregistration deadline has expired

Can I still deregister for an event?

As soon as the deregistration deadline has expired, we expect you to come and you are required to pay any costs.

You can try to transfer your ticket to someone else. To do so you can ask your friends or anyone from the waiting list. When you have found someone to take your ticket, send a message to the board (board@paradoks.utwente.nl). They will adjust your registration.

Note: No one is obliged to take your ticket and the board can deny your request to transfer the ticket at any time (e.g. when it is on short notice, or if sign in sheets are passed to a third party).


Waiting list

If you are still on the waiting list when the deregistration deadline has expired you do not have a ticket for the event. You are not required to come or to pay any costs.

Another member or someone from the board may contact you to transfer a ticket to you. You always have the right to deny this request. If you decide to take the ticket, please contact the board (board@paradoks.utwente.nl). They will adjust your registration. The board always has the right to deny your request.